Jobbtitel: Arkivassistent

Arbetsbeskrivning:

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Utbildningsförvaltningen verkställer utbildningsnämndens beslut gällande kommunal förskoleklass, grundskola, särskola, gymnasieskola, samt skolbarnsomsorg. Ansvaret omfattar också skolhälsovård, elevvård, modersmålsundervisning samt insatser och tjänster för elever i behov av särskilt stöd.

Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice är en specialist- och servicefunktion till förvaltningen och skolorna. Enheten verkar för att utbildningsförvaltningen har en god offentlighetsstruktur med en rättssäker och effektiv informationshantering till stöd för den pedagogiska verksamheten.

Utbildningsförvaltningen är Stockholms stads största förvaltning. Vi arbetar med en modern och utåtriktad informationshantering med många kontakter med stadens skolor. Idag arbetar fyra arkivarier, en arkivassistent och en utbildare på centralarkivet. Då vår arkivassistent nu slutar hos oss söker vi en ersättare som vill vara med och arbeta med att utveckla utbildningsförvaltningens och skolornas informationshantering.

ARBETSUPPGIFTER

I arbetsuppgifterna ingår att ansvara för hanteringen av våra skolhälsovårdsjournaler; ha kontakt med stadens skolsköterskor, planera och samordna årliga leveranser av journaler, ta emot, sortera in, lämna ut handlingar, ta in medgivande, registrera i PMO systemstöd elektronisk journal, arkivera journaler samt gallra fakturor. Vidare ingår ett antal administrativa uppgifter; hantera inkommande post/ärenden, ta ut lönelistor varje månad, hantera sjuk- och friskanmälningar på enheten, göra beställningar, godkänna fakturor, hantera uppvaktningar (beställningar, presenter, blommor etc. ). I övrigt förekommande uppgifter i arkivet

KVALIFIKATIONER

Du har god förmåga att planera och arbeta självständigt under eget ansvar men också att samarbeta med andra.

Du har mycket god servicekänsla och du är noggrann, med känsla för ordning och reda.

Du är flexibel och kommunikativ och har mycket goda kunskaper i svenska språket i tal och skrift.

Meriterande:

Det är meriterande om du har vana att hantera handlingar med sekretess.

Du har kännedom om Offentlighet- och sekretesslagen samt Patientdatalagen.

Lämplig bakgrund kan vara

Erfarenhet av arkivarbete, skolhälsovård/sjukvård med administrativ erfarenhet av journaler eller annat administrativt arbete.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

ÖVRIGT

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Timmar per vecka:
Heltid. 100% Heltid Tillsvidareanställning, tillträde: Tillträde enligt överenskommelse.

Arbetsgivare Namn: Stockholms stad, Dokumentationsenhet (ARF)

Arbetsgivare adress: Box 22049 10422 Stockholm

Form av kontakt:
Annika Havås titel : Enhetschef telefon 1: 08-508 338 41() telefon 2: () mobil: e-post:

Jobb kort beskrivning: Filing and copying clerks

Land: Sweden

Område: Stockholms län

Avtalstid: Permanent

Typ av kontrakt: Full time

Källa till jobberbjudande: Public Employment Service of Sweden(AMS)

Hur man ansöker: Other - see free text